WIZERUNEK: Biznesowe rozluźnienie w cenie

Prowadzącym biznes nie trzeba tłumaczyć, jak ogromne znaczenie w interesach - i to na każdym niemal szczeblu kariery - ma tzw. networking. Ilość dobrych relacji z profesjonalistami z pokrewnych, bądź współpracujących z naszą branż, może decydować o sukcesie przedsięwzięcia, poziomie wykonywanej przez nas pracy oraz przekładać się na postrzeganie firmy.

Sieć kontaktów trzeba pielęgnować, a najlepszą ku temu okazją są regularne spotkania biznesowe. Z jednej strony - te w niewielkiej grupie lub nawet w cztery oczy, np. by omówić konkretny temat. Z drugiej - te na większą skalę - konferencje, gale czy eventy, na których warto się pokazać, nie tylko przez wzgląd na własny wizerunek.

Sama organizacja takowych spotkań w ostatnim czasie bardzo się zmieniła. Zacznijmy od tego, co rzuca się od razu w oczy, czyli od ubioru. Jedno jest pewne - można nieco poluzować krawaty, bo w tym obszarze odczuwalny jest powiew luzu. Choć oczywiście wiadomo, że każdy biznesowy meeting ma nieco inny charakter i obowiązujący dress code, to jednak obserwuje się odejście od narzucania bardzo oficjalnego stroju.

- Oczywiście są i tacy, którzy mimo wszystko przyjdą na biznesową konferencję w garniturze, bo tak ich nauczono, bo jest to ich przyzwyczajeniem i mogliby poczuć się nieswojo, zmieniając to. Jednak - przynajmniej u nas - takiego wymogu nie ma. Większość gości stawia dziś na schludny, ale swobodny ubiór - podkreśla Justyna Ratajczak, organizatorka cyklicznych konferencji biznesowych.

Wiadomo, gale wręczenia nagród i tego typu wieczorowe wydarzenia nadal zobowiązują pod kątem ubioru, jednak w porównaniu z tym, jak to wyglądało jeszcze kilka lat temu, na pewno dozwolona jest pewna nonszalancja.

Na niektórych konferencjach jeszcze spotkamy się z tradycyjnym wykładem, omówieniem zagadnienia na przykładach, opowieścią autorytetu z tytułem naukowym, z której niekoniecznie coś zapamiętamy. Większość konferencji jednak odrzuca już taki schemat, bo jest on po prostu nużący.

Każdy przedsiębiorca ceni swój czas i nie chce go marnować. By ludzie wracali, trzeba im zaproponować coś autentycznie interesującego i tak też podanego. Co się liczy? Interakcja! Spotkanie musi na niej bazować. Odzew zawsze budzi przykład dobrej praktyki, z życia wzięty, nie ociekający lukrem, a jak najbardziej autentyczny.

- Pożądane są ciekawe anegdotki nawet żarty tematyczne, pobudzanie uczestników do żywego dyskutowania. Dawniej stawiało się na prezentacje multimedialne i opisywanie danego zagadnienia krok po kroku, za pomocą grafik. Dziś korzysta się jeszcze z obrazu rzucanego na ekran, ale coraz częściej są to trzy wymowne, niebanalne slajdy będące tylko zarodkiem dialogu z odbiorcami - mówi Justyna Ratajczak.

Liczy się także ranga prelegenta. - Przyciąga nazwisko, ale ważne są też realna wiedza tej osoby i umiejętność jej niebanalnego przekazania. Ogólnie stawia się dziś na ludzkie podejście w biznesie, o czym świadczy ciąg dalszy większości spotkań biznesowych, czyli część networkingowa. Powoli typowy kanał B2B staje na równi z kontaktami międzyludzkimi - podkreśla Marta Szarogroder, koordynatorka ds. public relations w organizacji Pracodawcy Pomorza i Kujaw.

Przy wydarzeniach gromadzących 30-50 osób z pewnością łatwiej o nawiązanie kontaktów interpersonalnych i to właśnie podczas tych kameralnych spotkań w obieg idzie najwięcej wizytówek. Jednak i większe wydarzenia, na kilkaset osób, wiążą się dziś z rozmowami w kuluarach. A w trakcie tej nieoficjalnej części liczy się też to, co serwowane jest na talerzu.

- Dziś catering musi być też w wersji fit i wegetariańskiej. Przekąski z owoców czy warzyw są obowiązkowe. Pojawiają się też elementy rozluźniające atmosferę, takie jak piwo, podane zamiast wina, a wszystko po to, by goście czuli się jak najbardziej swojsko, komfortowo - wyjaśnia Justyna Ratajczak.
Choć są spotkania, które tego wymagają, coraz rzadziej wybiera się typowe klimatyzowane hotelowe sale konferencyjne, przygotowane pod względem multimediów i zaplecza cateringowego. Bywa, że argumentem decydującym o wyborze miejsca jest dobra lokalizacja, gwarantująca, na przykład widok na stare miasto. Kwestie wygody stają się wtedy mniej istotne niż właśnie usytuowanie, choćby było to nawet środowisko klubowe. Także mniejsze spotkania biznesowe wyniosły się już na stałe z biur i salek konferencyjnych. Dziś odbywają się w kawiarniach czy restauracjach. Bardzo modne są rozmowy w barach sushi - nieraz połączone z elementami warsztatowymi pod okiem szefa kuchni.

- Na te bardziej integracyjne wyjścia zabiera się raczej swoich pracowników niż kontrahentów, ale jest też coś takiego jak marketing wartości i zmierzanie w kierunku poznawania się w biznesie poprzez wspólne pasje. Stąd na przykład organizowanie wypadów na golfa lub kręgle, planowanie wspólnych spotkań sportowych czy kulturalnych. To procentuje zacieśnianiem więzi i rozbudzeniem zaufania we współpracy - tłumaczy Marta Szarogroder.

Do lamusa odeszło już wręczanie uczestnikom konferencji czy kongresów gospodarczych materiałów w teczkach. W dobie ekologii zużywanie nadmiernej ilości papieru tylko po to, by powielać informacje, które i tak padną podczas spotkania, może być nawet źle widziane. Oczywiście zawartość merytoryczną warto jakoś przekazać zainteresowanym, ale lepszą drogą, by to zrobić, będzie mail z linkiem, dzięki któremu można ją sobie pobrać. Popularną opcją, ale nie na każdą kieszeń, jest sprezentowanie uczestnikom pendrive'ów zawierających informacje w pigułce. Odchodzi się już od innych gadżetów - breloczków, długopisów z logotypami firmy czy organizacji, a jeśli w ogóle się w takie inwestuje, to muszą być one funkcjonalne.
Dostępność online jest ważna również w kontekście samej organizacji - warto w ten sposób nagłaśniać wydarzenie, bo to najszybszy i najskuteczniejszy kanał dotarcia do wybranego targetu. Również w sieci można nasz meeting później zrelacjonować. Dobry fotoreportaż z takiego spotkania to najlepsza reklama. Jeśli mówimy o cyklicznych wydarzeniach, zapewne tą drogą możemy przyciągnąć potencjalnych odbiorców.

Jeżeli zaś chcemy zadziałać typowo wizerunkowo, to już nie tylko zasobność portfela firmy, a pomysłowość organizatorów może być kluczowa. Dobrym przykładem będzie niedawne otwarcie jednego z przedsiębiorstw z branży chemicznej, podczas którego wodę z cytryną oraz truskawkami podano w finezyjnych menzurkach. Zdjęcia z tego wydarzenia szybko obiegły internet, a w kadrach królowały właśnie probówki zamiast szklanek czy kieliszków, przemycające tym samym specyfikę branży i pokazujące swoisty luz organizatorów. Idąc tym tropem, wywnioskować można, że warto dziś stawiać na to, co zapada w pamięć - choćby miało rozbawić, zszokować, a nawet na chwilę zdegustować. Gdy liczy się efekt wizerunkowy, dobrze iść w tym kierunku. Nawet jeśli oznaczałoby to współpracę z drogą agencją PR.